在現代企業管理中，「如何設定打卡？」是一個至關重要的問題，它直接關係到員工出勤的精確記錄與企業運營效率。面對各式各樣的打卡方式與考勤系統，許多HR可能感到不知所措。本指南旨在提供一套快速上手的考勤系統設定方法，協助你輕鬆應對。
本指南將深入探討如何根據企業的具體需求，選擇合適的打卡方式，無論是傳統的固定打卡、彈性的移動打卡，還是時下流行的臉部辨識打卡，我們都會一一解析其優缺點，並提供詳細的設定步驟。此外，我們還將分享市面上主流考勤系統（如鼎新A1商務應用雲、Swingvy、YOOV WORK、LINE打卡等）的實際操作指南，讓你快速掌握不同系統的設定技巧。
從我的經驗來看，考勤系統的設定不僅僅是技術層面的操作，更需要結合企業文化和管理策略。例如，在設定打卡規則時，要充分考慮員工的工作性質和實際情況，避免過於僵化的規定，影響員工的工作積極性。同時，建議HR部門定期審查考勤數據，及時發現並解決潛在的出勤問題，確保考勤制度的公平性和有效性。透過本指南，你將能更全面地瞭解如何設定打卡，從而打造一個高效、合規且人性化的考勤管理制度。
這篇文章的實用建議如下(更多細節請繼續往下閱讀)
- 從了解企業需求開始： 在設定打卡制度前，務必深入了解企業的行業特性、規模大小、員工工作模式（如遠程辦公、出差頻率）以及現有考勤管理方式的問題。透過問卷、訪談等方式蒐集資訊，確保打卡制度能真正解決痛點，提升員工滿意度。
- 依需求選擇打卡方式： 根據企業實際情況，選擇最適合的打卡方式。考量傳統打卡機、指紋/人臉識別、手機APP、Wi-Fi打卡、QR Code等多種方式的優缺點，或採用混合方式。重點是選擇操作簡便、易於使用的打卡方式，以提高員工的配合度，並注意GPS定位的準確性及防作弊措施。
- 確保符合勞動法規： 設定打卡制度時，必須符合當地的勞動法規，特別是關於工時、加班、休假等規定。定期諮詢法律顧問，確保制度符合相關法規，並定期更新制度內容，以應對法規的變動，降低法律風險。參考各縣市政府勞工局網站資訊，例如台北市政府勞動局。
如何設定打卡？打造符合企業需求的考勤制度
在數位化轉型的浪潮下，如何設定打卡已不再只是單純的記錄員工上下班時間，更是企業提升管理效率、保障勞資雙方權益的重要環節。一套完善的打卡制度，不僅能準確追蹤員工的出勤狀況，還能為薪資計算、績效評估提供數據支持，最終達成企業效率優化的目標。然而，要打造一套符合企業需求的考勤制度，並非簡單地導入打卡系統就能完成，需要HR從業人員深入瞭解企業的實際情況，並結合相關法規進行設計。
瞭解企業的實際需求
在著手設定打卡制度之前，首要任務是充分了解企業的實際需求。這包括：
- 企業的行業特性：不同行業的工作模式差異很大，例如製造業可能需要精確到分鐘的工時記錄，而創意產業可能更注重彈性工作時間。
- 企業的規模大小：小型企業可能更適合簡單易用的打卡方式，而大型企業則需要功能更強大的考勤系統，以應對複雜的考勤管理需求。
- 員工的工作模式：企業是否允許遠程辦公？是否有需要經常出差的員工？這些都會影響打卡制度的設計。
- 現有的考勤管理方式：企業目前使用何種考勤方式？存在哪些問題？瞭解這些能幫助您更好地進行制度優化。
透過問卷調查、員工訪談、部門主管諮詢等方式，蒐集足夠的資訊，才能確保打卡制度能真正解決企業的痛點，並提升員工的滿意度。
選擇合適的打卡方式
市面上提供多種打卡方式，企業可以根據自身需求進行選擇：
- 傳統打卡機：適用於對考勤管理要求較為嚴格的企業，但可能存在作弊風險，且數據統計相對繁瑣。
- 指紋/人臉識別打卡：能有效防止代打卡行為，提高考勤的準確性，但成本相對較高，且可能存在隱私問題。
- 手機APP打卡：方便員工隨時隨地打卡，適用於遠程辦公或經常出差的企業，但需要注意GPS定位的準確性，以及防止員工使用虛擬定位。現在許多廠商都提供手機APP打卡功能，例如：YOOV WORK、Swingvy等等。
- Wi-Fi打卡：透過連接公司Wi-Fi進行打卡，適用於固定辦公場所，能確保員工在公司範圍內打卡，避免虛假打卡。
- QR Code打卡：員工掃描指定QR Code進行打卡，適用於需要彈性打卡地點的企業，例如活動公司或餐飲業。
企業可以根據自身的需求，選擇單一或多種打卡方式的組合，以達到最佳的考勤效果。同時，也需要考慮員工的接受程度，選擇操作簡便、易於使用的打卡方式，才能提高員工的配合度。
考量勞動法規
如何設定打卡制度，必須符合當地的勞動法規，才能保障企業和員工的權益。各國/各地的勞動法規對於工時、加班、休假等都有明確的規定，企業在設定打卡制度時，需要特別注意以下幾點：
- 工時規定：每日/每週的工時上限是多少？超過工時上限的加班如何計算？
- 加班規定：加班需要經過哪些程序？加班費如何計算？是否有加班時數的限制？
- 休假規定：員工有哪些休假權益？休假期間的薪資如何計算？
- 打卡記錄保存：打卡記錄需要保存多久？如何確保打卡記錄的真實性和完整性？
企業應諮詢專業的法律顧問，確保打卡制度符合相關法規，並定期更新制度內容，以應對法規的變動。詳細的法規可以參考各縣市政府勞工局的網站資訊，例如：台北市政府勞動局。
總之，如何設定打卡制度，需要企業綜合考量自身需求、員工情況和相關法規，才能打造一套既能提升管理效率，又能保障員工權益的考勤制度。後續我們將會更深入探討如何選擇適合您的打卡系統、如何設計高效的打卡流程，以及如何確保打卡制度的合法合規。
如何設定打卡？選擇適合你的打卡系統
在規劃好符合企業需求的考勤制度後，接下來的重點就是選擇一套適合且高效的打卡系統。市面上的打卡系統琳瑯滿目，功能各異，如何從中挑選出最適合你的？
一、瞭解企業的實際需求
在開始尋找打卡系統之前，務必先釐清企業的具體需求。例如：
- 員工規模： 員工人數的多寡會影響系統的負載能力和功能需求。
- 行業特性： 不同行業的考勤管理方式可能有所不同，例如餐飲業可能需要更彈性的排班功能。
- 考勤制度： 企業是採用固定打卡、彈性打卡，還是需要支援遠程打卡？
- 預算考量： 不同系統的價格差異很大，需要根據預算做出選擇。
- 特殊需求： 是否需要整合薪資系統、人事系統或其他企業內部系統？
二、評估不同打卡系統的功能
市面上常見的打卡系統功能包括：
- 多樣化的打卡方式： 支援Wi-Fi打卡、GPS打卡、人臉識別打卡、指紋打卡、QR Code打卡等多種方式，滿足不同場景的需求。 舉例來說，若公司有外勤人員，則GPS打卡就會是比較適合的選擇。
- 自動化考勤管理： 自動計算出勤時數、加班時數、請假等，減少人工計算的錯誤。
- 彈性排班管理： 支援輪班、排班、換班等功能，方便管理不同班別的員工。
- 報表分析： 提供豐富的考勤報表，幫助企業分析員工的出勤狀況，找出潛在問題。
- 行動App支援： 方便員工隨時隨地打卡、查詢出勤記錄、申請請假等。
- 整合性：能否與現有的薪資系統、人資系統或其他企業內部系統整合。
三、考量系統的易用性與安全性
一套好的打卡系統不僅功能強大，更要簡單易用，讓員工能夠快速上手。同時，也需要注意系統的安全性，確保員工的個人資料和考勤數據得到妥善保護。
- 使用者介面： 介面是否直觀、易於操作？
- 操作流程： 操作流程是否簡潔、順暢？
- 技術支援： 廠商是否提供完善的技術支援？
- 安全性： 系統是否具備防作弊機制、數據加密等功能？
- 隱私權保護： 廠商是否符合相關隱私權保護法規？
四、參考其他企業的經驗與評價
在選擇打卡系統之前，可以參考其他企業的使用經驗與評價，瞭解不同系統的優缺點。可以透過網路搜尋、詢問同業、或參考相關的評測報告等方式獲取資訊。您也可以參考如 G2 或是 Capterra 等網站，上面有許多使用者對於不同軟體的評價可以參考。
五、試用與評估
大多數打卡系統廠商都提供試用期，建議企業可以先試用幾套不同的系統，讓員工實際體驗，再根據使用情況做出最終選擇。 在試用期間，可以重點評估以下幾個方面：
- 系統的穩定性： 系統是否容易出現錯誤或崩潰？
- 功能的完整性： 系統是否滿足企業的實際需求？
- 操作的流暢性： 系統操作是否順暢、便捷？
- 服務的及時性： 廠商是否提供及時的技術支援？
選擇一套適合的打卡系統，可以提升考勤管理的效率，降低錯誤率，並為企業節省時間和成本。希望以上的建議能幫助你找到最適合你的打卡系統！
如何設定打卡？. Photos provided by unsplash
如何設定打卡？步驟解析：打造高效打卡設置流程
一、需求分析與規劃
在開始設定打卡系統之前，釐清企業的具體需求至關重要。這不僅僅是選擇一個系統，更是為企業量身打造一套考勤管理方案。以下幾個方面需要深入考量：
- 員工類型與工作模式： 您的員工是固定上下班，還是需要彈性工作時間？ 是否有大量外勤人員需要移動打卡？ 不同的員工類型對應不同的打卡方式。例如，辦公室人員可能適用於人臉識別或指紋打卡，而外勤人員則需要GPS定位打卡。
- 考勤規則與制度： 貴公司的考勤制度是怎樣的？ 是否有加班、請假、遲到早退等相關規定？ 這些規則需要在打卡系統中得到體現。例如，設定加班申請流程、自動計算加班時數等。
- 硬體設備與預算： 您需要購買哪些硬體設備？ 例如，打卡機、人臉識別設備等。 預算又是多少？ 在預算範圍內選擇最適合的系統和設備。
- 系統整合需求： 打卡系統是否需要與現有的人事管理系統、薪資系統等整合？ 整合可以提高工作效率，減少人工操作。
透過全面的需求分析，您可以更清楚地瞭解企業的實際情況，為後續的系統選擇和設定奠定堅實的基礎。
二、系統設置與配置
選擇好打卡系統後，接下來就是系統的設定與配置。不同的系統有不同的操作界面和設定方式，但一般來說，都需要經過以下幾個步驟：
- 建立員工資料： 將員工的姓名、工號、部門、職位等信息錄入系統。 確保資料的準確性，避免後續考勤數據的錯誤。
- 設定打卡地點： 如果使用GPS或Wi-Fi打卡，需要在系統中設定打卡地點的地理位置或Wi-Fi IP地址。 設定打卡範圍，避免員工在非工作地點打卡。
- 設定打卡時間： 設定員工的上下班時間、休息時間等。 可以根據不同的部門或職位設定不同的打卡時間。
- 設定打卡規則： 設定遲到、早退、加班等規則。 例如，遲到多久算遲到，加班如何申請，加班費如何計算等。
- 測試打卡功能： 在正式啟用之前，務必進行測試，確保所有功能正常運作。 可以邀請部分員工進行試用，收集反饋意見，並進行相應的調整。
以鼎新A1商務應用雲為例，設定打卡系統的步驟如下：
- (1)電腦版設定出勤地點、出勤時間；
- (2)電腦版建立可使用打卡功能的人員；
- (3)電腦版設定打卡權限；
- (4)掃描QR Code下載APP讓人員登入打卡；
- (5)電腦版或APP查詢出勤記錄。
而以Swingvy為例，設定打卡系統的步驟如下：
- (1)管理>部門>新增打卡地點；
- (2)輸入地點名稱、地址；
- (3)選擇打卡方式(GPS或Wi-Fi，可都選)；
- (4)設定打卡範圍(GPS)或輸入Wi-Fi IP；
- (5)選擇部門並指定打卡地點。
設定完成後，務必仔細檢查，確保所有設定都符合企業的實際需求。
三、員工培訓與宣導
即使您設定了完美的打卡系統，如果員工不瞭解如何使用，也無法達到預期的效果。 因此，員工培訓與宣導至關重要。
- 提供操作手冊： 編寫詳細的操作手冊，指導員工如何打卡、如何查詢考勤記錄、如何申請請假等。
- 舉辦培訓課程： 舉辦培訓課程，講解打卡系統的使用方法和注意事項。 可以邀請系統供應商的技術人員進行講解。
- 定期宣導： 定期宣導考勤制度和打卡規則，提醒員工遵守相關規定。 可以利用企業內部郵件、公告欄等方式進行宣導。
- 建立反饋機制： 建立反饋機制，收集員工在使用過程中遇到的問題和建議。 根據反饋意見，不斷優化系統和流程。
透過有效的培訓與宣導，您可以幫助員工快速上手打卡系統，提高考勤管理的效率和準確性。
四、持續優化與維護
打卡系統不是一成不變的，需要持續優化與維護。 隨著企業的發展和變化，考勤制度也需要不斷調整和完善。
- 定期檢查系統： 定期檢查系統是否正常運作，是否有異常數據。 及時發現問題並解決。
- 收集員工反饋： 定期收集員工對打卡系統的反饋意見，瞭解他們的需求和痛點。
- 關注法規變化： 密切關注勞動法規的變化，及時調整考勤制度，確保合法合規。
- 更新系統版本： 及時更新系統版本，獲取最新的功能和安全修復。
- 數據分析與應用： 利用考勤數據進行分析，瞭解員工的出勤狀況、加班情況等。 為企業決策提供支持。
透過持續的優化與維護，您可以確保打卡系統始終符合企業的需求，為企業創造更大的價值。
總之，設定打卡系統是一個系統性的工程，需要經過需求分析、系統選擇、系統設定、員工培訓、持續優化等多個步驟。 只有每個環節都做到位，才能真正打造一個高效、合規的打卡制度，為企業的發展保駕護航。
| 階段 | 步驟 | 詳細說明 |
|---|---|---|
| 一、需求分析與規劃 | 釐清企業的具體需求 |
透過全面的需求分析，您可以更清楚地瞭解企業的實際情況，為後續的系統選擇和設定奠定堅實的基礎。 |
| 二、系統設置與配置 | 系統的設定與配置 |
以鼎新A1商務應用雲為例，設定打卡系統的步驟如下：
而以Swingvy為例，設定打卡系統的步驟如下：
設定完成後，務必仔細檢查，確保所有設定都符合企業的實際需求。 |
| 三、員工培訓與宣導 | 員工培訓與宣導 |
透過有效的培訓與宣導，您可以幫助員工快速上手打卡系統，提高考勤管理的效率和準確性。 |
| 四、持續優化與維護 | 持續優化與維護 |
透過持續的優化與維護，您可以確保打卡系統始終符合企業的需求，為企業創造更大的價值。 |
如何設定打卡？法規與實務：確保打卡制度合法合規
設定打卡制度時，除了考量企業需求和選擇合適的系統外，更重要的是確保制度的合法合規。在台灣，勞動法規對於出勤紀錄有明確的規範，企業若未依規定辦理，可能面臨罰鍰及法律風險。以下將從法規重點、實務操作及常見問題等方面，為您詳細說明如何建立一套合法合規的打卡制度。
勞基法對於出勤紀錄之重點規範
根據台灣《勞動基準法》的相關規定，企業在設定打卡制度時，應特別留意以下幾點：
- 僱主應置備勞工出勤紀錄，並保存五年： 這是僱主的法定義務，無論企業規模大小，都必須確實執行。勞基法第30條第5項有明文規定，僱主有置備員工出勤紀錄的義務。
- 出勤紀錄應逐日記載勞工出勤情形至分鐘為止： 紀錄必須詳實，不可僅以班表代替，或以小時為單位記錄。 勞基法第30條第6項有明文規定，出勤紀錄應記載至分鐘為止。
- 勞工向僱主申請其出勤紀錄副本或影本時，僱主不得拒絕： 員工有權利瞭解自己的出勤狀況，企業不得阻撓。
- 即使實施彈性工時，仍需詳實記錄出勤： 彈性工時並非免除出勤紀錄的理由，企業仍應記錄員工實際出勤時間。
如何確保打卡制度符合法規？
為了確保企業的打卡制度符合勞基法的規定，建議可從以下幾個方面著手：
- 明確訂定打卡規則： 於工作規則或員工手冊中明確規定打卡時間、方式、地點等，並確保所有員工都知悉相關規定。
- 選擇合適的打卡方式： 考量企業特性、員工工作模式等，選擇合適的打卡方式，如傳統打卡鐘、感應卡、指紋辨識、人臉辨識、APP打卡等。不論採用哪種方式，都應確保能詳實記錄員工的出勤時間。
- 建立完善的異常處理機制： 針對忘記打卡、遲到、早退等異常狀況，建立明確的處理流程，例如要求員工填寫申請單、提供相關證明等。 勞基法雖然允許公司要求員工完備打卡紀錄，但如果員工有另外出示已出勤提供勞務的證明，僱主是不可依此扣薪的喔！
- 定期檢查與修正： 定期檢查出勤紀錄的完整性與正確性，並針對發現的問題及時修正。
- 提供員工查詢管道： 提供員工查詢自己出勤紀錄的管道，增加透明度，減少爭議。
- 保存相關資料： 將出勤紀錄、異常處理申請單等相關資料保存五年，以備勞檢或勞資爭議時使用。
- 勞動檢查時的應對： 勞檢時，務必提供真實且完整的出勤紀錄，並配合勞檢員的詢問。
實務案例分享
某公司導入人臉辨識打卡系統後，員工A反映系統辨識度不佳，時常無法順利打卡。HR瞭解後，發現A因臉部受傷導致辨識困難，立即協助A改用其他打卡方式，並調整系統參數，提升辨識度。此案例說明，企業在導入打卡系統時，應考量到不同員工的個別狀況，並提供彈性解決方案。
常見問題與解答
- Q：員工不願意打卡，公司可以強制執行嗎？
A： 僱主有置備勞工出勤紀錄的義務，員工應配合公司規定打卡。若員工拒絕配合，公司可依工作規則進行懲處，但應注意懲處方式的合理性。
- Q：公司實施責任制，員工可以不用打卡嗎？
A： 即使實施責任制，僱主仍應記錄員工的出勤時間，以確保員工的健康與福祉。除非該職務經過勞動部覈定公告，並經過書面約定和當地主管機關核備，否則仍應遵守勞基法相關規定。
- Q：如果員工忘記打卡，公司可以扣薪水嗎？
A： 公司可以要求員工完備打卡紀錄，但如果勞工有另外出示已出勤提供勞務的證明（例如工作上的聯繫紀錄、郵件或當日的工作成果等），僱主不能以此為由扣薪。
- Q：出勤紀錄一定要用打卡的方式辦理嗎？ 一定要由勞工親手登打嗎？
A： 不一定，出勤紀錄並非以任何特定形式為限，勞基法施行細則第21條第1項有規定，只要紀錄能反映勞工實際提供勞務的時間，僱主可選擇符合需求、經濟考量的記載方式，並無強制規範，紀錄不一定要勞工親手登打。
建立合法合規的打卡制度，不僅能避免法律風險，更能保障勞資雙方的權益，提升企業的整體競爭力。建議企業在設定打卡制度時，應諮詢專業律師或顧問，確保制度的完善性與合法性。
如何設定打卡？結論
在瞬息萬變的商業環境中，如何設定打卡？不再僅僅是人力資源管理的例行公事，而是企業提升效率、保障權益的重要策略環節。透過本指南的深入解析，相信您已對打卡制度的規劃、系統的選擇、流程的設定以及法規的遵循有了更全面的理解。
回顧文章，我們探討瞭如何根據企業的實際需求，選擇最合適的打卡方式，從傳統的打卡機到智慧化的APP打卡，各有千秋。同時，我們也分享了市面上主流考勤系統的操作指南，協助您快速上手。更重要的是，我們強調了法規遵循的重要性，確保您的打卡制度既高效又合規，避免不必要的法律風險。
請記住，如何設定打卡？的答案並非一成不變，而是需要隨著企業的發展和環境的變化而不斷調整和優化。建議您定期檢視考勤制度，聆聽員工的意見，並隨時關注最新的勞動法規，確保您的打卡制度始終保持最佳狀態。
希望本指南能為您在如何設定打卡？的道路上提供實質性的幫助。祝您打造出一個高效、合規且人性化的考勤管理制度，為企業的永續發展奠定堅實的基礎！
如何設定打卡？ 常見問題快速FAQ
Q：設定打卡制度前，企業需要先做哪些準備？
A：在設定打卡制度之前，企業應先充分了解自身的實際需求，包括企業的行業特性、規模大小、員工的工作模式以及現有的考勤管理方式。透過問卷調查、員工訪談、部門主管諮詢等方式，蒐集足夠的資訊，才能確保打卡制度能真正解決企業的痛點，並提升員工的滿意度。
Q：選擇打卡系統時，應該考量哪些因素？
A：選擇打卡系統時，除了價格預算外，功能性、易用性和安全性也相當重要。企業應根據自身的需求，評估不同打卡系統是否支援多樣化的打卡方式（如Wi-Fi、GPS、人臉識別等）、自動化考勤管理、彈性排班管理、報表分析等功能。同時，也要考量系統的使用者介面是否直觀易操作，以及是否提供完善的技術支援。
Q：設定打卡制度需要注意哪些法規？
A：設定打卡制度時，務必符合當地的勞動法規，才能保障企業和員工的權益。在台灣，勞動基準法對於工時、加班、休假等都有明確的規定，企業應注意每日/每週的工時上限、加班費的計算方式、員工的休假權益，以及打卡紀錄的保存期限。建議企業諮詢專業的法律顧問，確保打卡制度符合相關法規，並定期更新制度內容，以應對法規的變動。
